eBA (Elektronik Belge Yönetimi) Sistemi ve Fonksiyonları
- Mart 31, 2024
- 428 views
- 0
Dijital çağda, işletmeler için etkili belge yönetimi hayati bir öneme sahiptir. Bu ihtiyaç, Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS) veya kısaca eBA olarak adlandırılan teknoloji ile karşılanmaktadır. Bu makale, modern işletmeler için eBA’nın önemini, fonksiyonlarını ve faydalarını detaylı bir şekilde ele almaktadır.
eBA Nedir?
eBA, iş süreçlerinin yönlendirilmesinde ve kararların doğru alınmasında kullanılan, web sitenizle uyumlu olan bir kurumsal kaynak yönetim uygulamasıdır. Bu uygulama, belge yönetimi, iş akışı, veri yönetimi, iş süreçleri otomasyonu, doküman yönetim sistemi gibi çeşitli içerik yönetimleriyle işletmenizin dijital altyapısını güçlendirir. eBA, iş süreçlerinizi herhangi bir lokasyona bağımlı kalmadan mobil cihazlar üzerinden yönetme imkanı sunar.İşletmelerin çoğu iş akışlarına dayanır, fakat bu süreçlerin otomatik ve verimli olması her zaman mümkün değildir. eBA, iş akışınızı çalışanlarınızla, sistemlerinizle, verilerinizle ve faaliyetlerinizle bütünleştirerek daha verimli hale getirir. Ayrıca, belge yönetimi ve yakalama özellikleri sayesinde kuruluşunuzun dijital içeriğini oluşturma, geri alma, işbirliği yapma, depolama, saklama ve arşiv yönetimi gibi tüm yaşam döngüsü boyunca etkin bir şekilde yönetme imkanı sağlar.İlginizi çekebilir: Qlik Mail Alarm Takibi Artık Cebinizde!eBA’nın Faydaları
Belge, doküman ve iş akış yönetim sistemlerinin birçok faydası bulunmaktadır. Bu faydaların etkisiyle, hem ülkemizde hem de dünya genelinde bu sistemleri kullanan işletmelerin sayısında önemli bir artış gözlenmektedir. Bu sistemlerin sunduğu faydalar arasında şunlar bulunmaktadır:- İş süreçlerinin daha kolay takip edilmesini sağlar, böylece işletmelerin verimliliği artar.
- Şirketlerin maliyetlerini düşürmeye yardımcı olur, kağıt kullanımının azalması ve dijital ortamın tercih edilmesiyle ekonomik açıdan avantajlar sağlar.
- Kağıt israfını azaltır ve daha az kağıt kullanılmasını teşvik eder, çevre dostu bir yaklaşımı destekler.
- Sistematik saklama ve arşiv imkanı sunar, belgelerin düzenli bir şekilde yönetilmesini ve erişilebilir olmasını sağlar.
- Hatırlatma, uyarı ve geri bildirim gibi önemli konuların takibini kolaylaştırır, işletmelerin organizasyonunu güçlendirir.
- Şirket içerisinde personel kaynaklı oluşabilecek sorunların önüne geçer, iletişimi ve işbirliğini artırır.
- eBA sayesinde fiziki alan oluşturulma zorunluluğu ortadan kalkar. Çünkü bu sistem teknolojik arşivleme yöntemleriyle çalışır, dijital ortamda bilgilerin güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar.
- Ayrıca, belge, doküman ve iş akış yönetim sistemleri, işletmelere esneklik ve mobil erişim imkanı sağlar. Bu sayede çalışanlar, istedikleri zaman ve yerden belgelere erişebilir ve iş süreçlerini kolayca yönetebilirler.
- Veri güvenliği konusunda da önemli bir rol oynar, hassas bilgilerin yetkisiz kişilerin erişimine karşı korunmasını sağlar.
- İşletmelerin rekabet gücünü artırır, daha hızlı ve verimli bir şekilde çalışmalarını sağlayarak müşteri memnuniyetini artırır.
- Etkin raporlama ve analiz imkanları sunar, işletmelerin performansını değerlendirmesine ve stratejik kararlar almasına yardımcı olur.
- Belge, doküman ve iş akış yönetim sistemleri, işletmelerin dijital dönüşüm sürecinde önemli bir adımı temsil eder. Bu sistemler sayesinde işletmeler, verimliliklerini artırırken aynı zamanda çevreye duyarlı bir yaklaşımı da desteklerler.
eBA Belge Doküman ve İş Akış Yönetim Sisteminin Özellikleri
eBA, belge, doküman ve iş akış yönetim sisteminin en önemli özelliklerinden biri kurumsal yapıyı düzenleme yeteneğidir. Bu sistem, kurum içi iş ve işlemlerin daha doğru bir şekilde yürütülmesini sağlayarak kuruluşun verimliliğini artırır. Ayrıca, süreç maliyetlerinin gözle görülür şekilde azaltılmasına da katkı sağlar.Belge, doküman ve iş akış yönetim sistemi TS13298 standartlarına tam uyumludur. Bu nedenle, sistemde yapılan işlemler tamamen standartlara uygun olarak gerçekleşir. Ayrıca, sistem Tiff, PDF, PDF/A, BMP, JPEG, JPEG2000 gibi endüstri standardı görüntü formatlarıyla uyumludur. Bununla birlikte, indeks bilgileri XML Metadata formatında kolaylıkla aktarılabilir.Eba Belge Doküman ve İş Akış Yönetim Sistemi Hangi İşletmeler İçin Uygundur
eBA, belge, doküman ve iş akış yönetim sistemi, her türlü işletme için uygun bir çözümdür. Özellikle geleceğe yönelik adımlarını sağlamlaştırmak ve uluslararası alanda rekabet gücünü artırmak isteyen işletmeler için idealdir. Bu sistemin geniş kapsamı, farklı sektörlerde faaliyet gösteren işletmelerin rahatlıkla kullanabilmesini sağlar ve bu da önemli bir avantajdır.Lojistik, üretim, teknoloji, planlama, idari ve finans gibi çeşitli sektörlerde faaliyet gösteren şirketler, eBA‘yı tercih edebilirler. Ayrıca, yeni kurulan ve idari süreçlerde zorlanan işletmeler de belge doküman sisteminden faydalanabilirler.Belge Doküman ve İş Akış Yönetim Sistemini Neden Kullanmalıyım?
Belge, doküman ve iş akış yönetim sistemi kullanmanın birçok avantajı bulunmaktadır. Bunlardan ilki, ofis çalışanlarının zamanlarını daha verimli kullanmalarını sağlamasıdır. eBA sayesinde belge aramak için harcanan zaman azalır ve bu da personelin daha verimli olmasını sağlar.Ayrıca, bu sistemle özelleştirilebilir iş planları oluşturulabilir, bu da şirketlerin daha doğru ve hızlı bir şekilde gelişmesini sağlar. Kurumsal dokümanların elektronik ortamda takip edilebilir olması, şirketlerin maliyet ve zaman tasarrufu yapmasını sağlar ve iş süreçlerini daha etkin bir şekilde yönetmelerini sağlar.eBA Belge Doküman ve İş Akışı Yönetim Sistemi Modülleri
Belge, doküman ve iş akışı yönetim sistemi çeşitli farklı modüllerden oluşmaktadır. Bu modüllerin kullanımıyla işletme verimliliği önemli ölçüde artırılabilir. Modüllerin detaylı bir şekilde analiz edilmesi ve doğru bir şekilde uygulanması, şirketlerin kısa ve uzun vadedeki hedeflerine daha kolay ulaşmalarını sağlar. eBA belge doküman ve iş akışı yönetim sisteminde bulunan bazı modüller şunlardır:- eBA İş Akışı Sistemi
- eBA Doküman Yönetim Sistemi
- eBA Capture
- eBA Dashboard