Ensemble Nedir? Süreç ve Performans Yönetimi

“Ensemble” terimi, genellikle birlikte çalışan veya bir araya getirilen farklı öğelerin bir bütün oluşturduğunu ifade eder. Özellikle yazılım ve teknoloji alanlarında kullanılan bir terimdir.Ensemble, Süreç Yönetim Sistemi olarak, kurumların fonksiyonel odaklı yönetim anlayışından süreç odaklı yönetim anlayışına geçişlerini destekleyen bir araç olarak geliştirilmiştir. Bu sistem, süreç ve performans yönetimi, eğitim ve bilgi paylaşımı gibi amaçlarla üst düzey yöneticilerden tüm çalışanlara kadar her seviyede kullanıcı tarafından kullanılabilir.Süreç Yönetim Sistemi, bir kuruluş içindeki mevcut süreçlerin modellenmesini, görsel olarak dokümante edilmesini, süreç performans göstergelerinin belirlenmesini ve yönetilmesini sağlayan bir altyapı sunar. Kurumların süreç odaklı yönetim anlayışına geçişini desteklemek için tasarlanmış olan bu sistem, bütünleşik ve sürdürülebilir bir süreç yönetim platformudur.İlginizi çekebilir: Kurumsal Sürdürülebilirlik Neden Önemlidir?

Süreç ve Performans Yönetimi

İş Süreçleri Yönetimi (BPM), bir organizasyonun tüm süreçlerinin modellendiği, kontrol edildiği ve izlendiği bir yaklaşım olarak tanımlanabilir. Özellikle kriz dönemlerinde, süreç maliyetlerini azaltmak istendiğinde süreçlerin verimli ve etkin olduğundan emin olmak için etkili bir yöntemdir.Ensemble’ın amacı, kuruluşların süreçlerinin tanımlanması, görselleştirilmesi ve veri tabanlı karar destek panelleri oluşturularak sürekli iyileştirme sürecine dahil edilmesidir. Ölçmenin en kolay yolu, verileri anlamlı hale getirerek otomasyona sokmaktır. Günümüz bilgi teknoloji toplumunda, çok fazla veri üretiliyor ve bu verilerin oluşturduğu karmaşa yüzünden analiz edilmesi gereken veriye ulaşmakta zorluk çekiliyor. Adenyum olarak iş süreçleri otomasyonu yazılım çözümümüzle anlamlı veriler oluşturabilir ve izleyebilirsiniz. Ayrıca, uygulanabilir kurallar tanımlayarak süreçleri kişi bağımsız hale getirebilir ve kurum kültürünün oluşmasına da katkı sağlayabilirsiniz.

Süreç Hiyerarşisi ve Süreç Bilgi Kartı

İş süreçlerinin yapısının belirlendiği ve seviyelerinin belirlendiği ağaç biçimli bir listedir. En önemli özelliği, süreçler arasındaki hiyerarşik ilişkilerin açıkça ortaya konulmasıdır. Süreçler, ana süreç, alt süreç, detay süreç gibi yapılandırmalarla veya 1. seviye süreç, 2. seviye süreç gibi düzenlemelerle elde edilir. İş Süreçleri Yönetimi’ne başlamadan önce, kurumun süreç yapısının kurgulanması gereklidir.Süreçlerin yapısı belirlendikten sonra, her bir iş sürecinin amacı, kapsamı, girdisi, çıktısı, görev alan birimler, anahtar başarı göstergeleri, kaynaklar, riskler, kontrol noktaları, ilişkili dokümanlar gibi birçok bileşen bir araya getirilerek sürecin bir kimlik kartı oluşturulur.

Süreç Modelleme ve Performans Yönetimi

İş Süreçleri Yönetimi’nin en önemli adımıdır. Süreçlerin nasıl yürütüldüğünü, faaliyetler arasındaki sıralamayı ve birimler arasındaki ilişkileri gösteren diyagramlardır. BPMN, Cross Functional, EPC gibi farklı süreç modelleme metodları bulunmakla beraber organizasyona özel süreç modelleme metodolojileri de oluşturulabilir. Süreç modelleri, bir sürecin nasıl yürüdüğünü veya yürümesi gerektiğini gösterir.Sürecin tanımlanması ve modelleme aşamalarından sonra, sürecin verimliliğini ve başarısını ölçmek ve izlemek gereklidir. Bu amaçla kullanılan metrik ya da göstergeler, sürecin nasıl daha iyi iyileştirilebileceği konusunda da bilgi sağlarlar. Kalite, verimlilik, girdi, çıktı gibi farklı gösterge türleri bulunmakla beraber bu göstergelerin tümü süreç hakkında fikir verir. Göstergeler belirli periyotlarla izlenir, hedefler belirlenir ve dönemsel değerleri girilerek sonuçları raporlanır.

Ensemble’da Süreç Yönetimi

Ensemble, tüm süreç haritalarının etkileşimli bir şekilde tanımlandığı bir platformdur. Burada süreçleriniz birbirleriyle adeta konuşmaya başlar. Biz bunu şöyle tanımlıyoruz: Bir ofis programında çizdiğiniz süreç akışı bir pasta resmi ise, Ensemble’da pastanın kendisidir. Çünkü artık Ensemble’da tüm süreçler, kaynaklarını, risklerini, ilgili dokümanlarını, süreç bazlı yapılan son denetim puanlarını, onları yöneten çalışanların yetkinlik gereksinimlerini ve anlık KPI performanslarını bilirler. Süreçler ISO 9001’in öngördüğü gibi etkileşimli olarak çizildiğinde, süreçler performanslarını başka hangi sürecin hangi oranda etkilediğini bilir ve buna yönelik çıktılar üretirler.Çoğu zaman bir süreçte performans zafiyeti yaşandığında uzun ve yorucu toplantılar sonucunda 2 tür karar alınır: Ya bu süreç için yeni bir eleman alınmalı ya da yeni makine/teçhizat edinilmelidir. Oysa etkileşimli süreç haritalarıyla ilgili süreç geliştirme takımları, o sürecin performans zafiyetini onu etkileyen diğer süreçlerin etkileşim performans değerlerini anında görerek sorunların kök sebeplerine inebilirler. Çünkü çoğu zaman süreç performans zafiyetleri o sürecin etkileşimli süreçlerinden kaynaklanır. Öyle ki zafiyet gösteren sürece doğrudan temas etmemekle birlikte, arada onlarca süreç olsa bile bir süreç çok farklı departmanlara ait süreçleri olumsuz etkileyebilir. İşte Ensemble tam da burada devreye girer ve gerçek zamanlı gerçek sorunları ortaya koyar.

Ensemble’da Performans Yönetimi

Ensemble, Robert Kaplan’ın Balanced Scorecard (BSC) sisteminin rahatça kurgulanabileceği bir platformdur. Bu uygulama sayesinde kuruluşlar, tüm performanslarını kriatif bir şekilde görsel modellerle izleyebilirler.Kuruluşunuzun şu anki performans puanı nedir? Departmanlarınızın performans puanları nelerdir? Lokasyonlarınız arasındaki performans puanları nasıl? Ürünleriniz arasındaki performans puanları nedir? Çalışanlarınızın performans puanları nasıl? Ensemble, tüm bu sorulara anında cevap bulabileceğiniz mükemmel bir çözüm platformudur.Ensemble aynı zamanda kuruluşların karar alma süreçlerine destek olur. Bu sayede kuruluş liderleri, karlılık ve verimlilik odaklı doğru kararları alabilmek için uzun toplantılar ve rapor analizlerine gerek duymazlar. Sorunların kök nedenlerini veriye dayalı olarak anında tespit eder ve gereken kararları alarak hızlıca hayata geçirme imkanı sağlar.BSC yaklaşımı, dört temel boyut üzerine kuruludur: Finansal Boyut (sonuç odaklılık), Operasyonel Boyut (Süreçler ve Verilerle Yönetim), Müşteri ve Çevre Boyutu (Müşteri Odaklılık ve Sosyal Sorumluluk), Öğrenme ve Gelişme Boyutu (İnsan Odaklı ve Katılımcı Yönetim, Sürekli Öğrenme ve İyileştirme, Ortak Çalışma Kültürü ile Sinerji Ortamının Oluşması).Bu dört temel boyutla başlayan BSC yaklaşımı, kuruluşun tüm süreçlerini kapsayacak ve her bir sürecin toplam süreçlere olan ağırlığını hesaba katarak oluşan karnelerle kuruluşun çok boyutlu olarak anlık bir röntgenini çekebilme imkanı sağlayacaktır.Böylelikle doğru kaynakların doğru süreçlerde kullanılmasıyla maliyetler düşürülürken, potansiyel sorunlar veya henüz filizlenmeye başlamış sorunlar operasyonel mükemmelliği zafiyete uğratmadan fark edilebilir ve müdahale edilebilir.BSC yaklaşımının temelinde doğru kurgulanmış süreç yönetimi yatar. İş etütleri tamamlandı, süreç künyeleri güvence altına alındı ve etkileşimli proses haritaları tam olarak sayısal olarak oluşturulduğunda, BSC yaklaşımının mükemmel sonuçlar vermesi kaçınılmazdır. Ensemble çözümü bu anlamda iki temel modülden oluşur: Süreç yönetimi ve performans yönetimi modülleri.

ENSEMBLE – Süreç Yönetim Sisteminin Genel Özellikleri Nelerdir?

• Bilgi güvenirliliği: Süreç yönetim sistemi, bilgilerin güvenilirliğini sağlayarak kuruluş içinde doğru verilere erişimi kolaylaştırır.
• Kullanıcı dostu ara yüz: Ensemble, kullanıcılar için kullanımı kolay bir ara yüze sahiptir, böylece süreçleri daha verimli bir şekilde yönetmek mümkün olur.
• Görsel ve hızlı çizim desteği: Sistem, görsel çizimlerle süreçleri hızlı bir şekilde oluşturma ve görsel olarak izleme imkanı sunar.
• Sorgulanabilir süreç veritabanı: Verilerin sorgulanabilir olması, süreçlerin analiz edilmesini ve iyileştirme fırsatlarının belirlenmesini sağlar.
• Süreç olgunluk seviyesi değerlendirme: Sistem, süreçlerin olgunluk seviyelerini değerlendirerek kuruluşun süreç performansını anlamasına yardımcı olur.
• Organizasyonel yapı ile ilişkilendirme: Süreçler, kuruluşun organizasyonel yapısıyla ilişkilendirilerek işbirliği ve koordinasyonu destekler.
• Dokümantasyon sistemleri ile ilişkilendirme: Ensemble, dokümantasyon sistemleriyle entegre çalışarak süreç belgelerinin etkin yönetimini sağlar.
• İş akış (workflow) sistemleri ile ilişkilendirme: Süreçlerin iş akışlarıyla entegrasyonu, süreçlerin akıcı bir şekilde yürütülmesini sağlar.
• Dokümantasyonun dinamik paylaşımı: Belge ve dokümanların dinamik olarak paylaşılması, güncel verilere her zaman erişimi sağlar.
• Süreç performans verilerinin toplanması: Sistem, süreç performansıyla ilgili verileri toplayarak analiz edilmesini ve iyileştirme çalışmalarının yönlendirilmesini sağlar.
• Süreç performansının grafiksel izlenmesi: Grafiksel gösterimlerle süreç performansının takibi ve analizi kolaylaşır.
• Süreçlerle ilgili aksiyonların yönetimi: Sistem, süreçlerle ilgili alınması gereken aksiyonları yöneterek süreçlerin etkin bir şekilde yürütülmesini sağlar.
• Yetki bazında erişim ve raporlama: Kullanıcıların yetkilendirilmiş erişimleri ve raporlama yetenekleri, verilerin güvenliği ve doğruluğunu sağlar.
• Diğer kurumsal sistemlerle entegrasyon kolaylığı: Ensemble, diğer kurumsal sistemlerle kolay bir şekilde entegre olabilir, böylece veri paylaşımı ve işbirliği sağlanır.

 Sonuç olarak, Gözde IT Solutions, Ensemble süreç yönetim sistemiyle kuruluş içindeki süreçleri güvenilir bir şekilde yönetebilir, verimliliği artırabilir ve karar alma süreçlerini iyileştirebilir. Kullanıcı dostu ara yüzü sayesinde kullanıcılar süreçleri kolayca izleyebilir ve yönetebilirler. Sistem, görsel çizim ve hızlı çizim desteği ile süreçleri hızlı bir şekilde oluşturmayı sağlar. Verilerin sorgulanabilir olması, süreçlerin analiz edilmesini ve iyileştirme fırsatlarının belirlenmesini kolaylaştırır. Süreçlerin olgunluk seviyelerinin değerlendirilmesi, kuruluşun süreç performansını anlamasına yardımcı olur. Organizasyonel yapıyla ilişkilendirme ve diğer sistemlerle entegrasyon kolaylığı sayesinde süreçlerin etkin bir şekilde yönetilmesi ve işbirliği sağlanması mümkün olur. Gözde IT Solutions, Ensemble ile süreçlerin performansını izleyerek gerektiğinde hızlı aksiyonlar alabilir ve kuruluşunun sürekli gelişimine katkı sağlayabilir. İlginizi çekebilir: Süreç Yönetimi Nedir? Nasıl Yapılmalıdır?