Doküman Yönetim Sistemi Nedir? DYS Kullanmanın Faydaları Nelerdir?
- Ağustos 13, 2022
- 1793 views
- 0
Günümüzde boyutu ve sektörü fark etmeksizin şirket ya da kamu kuruluşlarında her gün bir yığın dolusu doküman kullanılmakta ve yine bir yığın dolusu yeni doküman ortaya çıkmaktadır. Bu dokümanlar şirket ya da kamu kuruluşları için oldukça önemlidir.
Doğru dokümanlara hızlı bir şekilde ulaşmak ve onları sağlıklı bir şekilde depolamak gibi çeşitli nedenlerden dolayı günümüzde “Doküman Yönetim Sistemi” sıkça kullanılmaktadır. Doküman yönetim sistemi ile şirketler ve kamu kuruluşları işlemlerini hızlı bir şekilde halledebilir, depolayabilir ya da düzenleyebilir. Doküman Yönetim Sistemi nedir, kimler kullanabilir ve Doküman Yönetim Sistemi kullanım alanları ve faydaları nelerdir? Bu yazımızda sizler için Doküman yönetim sistemi neden kullanılmalı, hangisi tercih edilmeli bu sistemlere dair tüm merak edilenleri yanıtladık. Keyifli okumalar…
Doküman Yönetim Sistemi Nedir?
Doküman Yönetim Sistemi kısaca “DYS” olarak bilinmektedir. Doküman Yönetim Sistemi; şirket, kurum ya da kuruluşların iş dosyalarının / belgelerinin düzenlenmesi, depolanması, dijitalleştirilmesi ve daha güvenli bir şekilde muhafaza edilmesini sağlayan bir belge yönetim sistemidir.
Doküman Yönetim Sistemi ile fiziksel evraklar dijitalleştirildiği gibi aynı zamanda farklı dijital ortamlarda yer alan belgeler de düzenlenir. DYS sayesinde doküman kaybından kurtulur ve dokümanlarınıza istediğiniz yerden istediğiniz zaman ulaşabilirsiniz. Ayrıca Doküman Yönetim Sisteminde bulunan belgeleri etiketleyebilir ve gerektiğinde onları hızlıca bulabilirsiniz.
Doküman Yönetim Sistemi denildiği zaman akıllara bir kişinin bilgisayar ile bu işlemleri gerçekleştirdiği gelse dahi aslında bu durum böyle değildir. Sanılanın aksine doküman yönetim sistemi otomatik bir şekilde çalışan iş yazılımıdır. Doküman yönetim sistemi için kısaca “Sanal Depo” benzetmesi yapabiliriz.
Doküman Yönetimini Kimler Kullanabilir?
Doküman yönetim sistemi başta kamu kuruluşları ve kurumsal firmalar olmak üzere üniversite, çeşitli alanlarda hizmet veren teknik servisler, her büyüklükteki işletmeler, fabrikalar ve sigorta firmaları tarafından kullanılabilir. Ancak doküman yönetim sistemini kullanabilecek şirket ya da kişiler sadece bunlarla sınırlı değildir.
Gözde IT çözümlerinden QDMS Entegre Yönetim Sistemi, çeşitli yönetim sistemi standartları kullanan işletmelerin bu sistemlerin gerektirdiği süreçleri otomatik olarak yürütmesine olanak sağlar. QDMS ile işletme içinde kullanılan tüm kalite yönetim sistemi standardlarının öngördüğü dokümantasyon altyapısını oluşturabilir, ilişkili tüm faaliyetlerin yürütülmesi ve takip edilmesini sağlayabilirsiniz.
Gözde IT diğer yazılım çözümlerinden eBA Doküman Yönetim Sistemi ile işletmeler için gerekli tüm bilgi, belge ve dokümanların oluşturulması, saklanması ve gerektiğinde her yerden erişilebilmesini sağlar. Kısaca; Doküman Yönetim Sistemi yüksek miktarda dokümana sahip olan ve bu dokümanları aktif olarak kullanan şirket ya da kişiler tarafından kullanılır.
Doküman Yönetim Sistemi Kullanım Alanları
Doküman Yönetim Sistemi kullanım alanlarını maddeler halinde şu şekilde sıralayabiliriz;
• Detaylı metin arama
• Arşiv
• Belge ilişkilendirme, etiketleme ve akışı
• İndeksleme
• Klasör izleme
• E-posta bildirimleri
• Organizasyon
• Versiyon kontrolü
• Kopyalama
• Karşılaştırma
• İş akışı başlatma
• Koruma
• Uzaktan erişim
Doküman Yönetim Sisteminin bunlar gibi pek çok farklı kullanım alanı vardır. Doküman yönetim sistemi kullanım alanlarına baktığımızda neredeyse her şirket ve kamu kuruluşu tarafından kullanılmasının son derece faydalı olduğunu görebiliriz.
DYS Kullanmanın Faydaları
DYS yani Doküman Yönetim Sistemi kullanmanın avantajlarını maddeler halinde şu şekilde sıralayabiliriz;
• Çeşitli gider kalemlerinin azalmasını sağlar.
• Fiziksel alandan tasarruf edilmesini sağlar.
• Dokümanların daha güvenli bir şekilde depolanmasını sağlar.
• İş verimini artırır.
• Dokümanlara erişimi kolaylaştırır.
• Yasalara uyulmasında aktif rol oynar.
• Dokümanların indekslenmesini sağlar.
• Kağıt tasarrufu sağladığı için çok daha çevrecidir.
• Zaman, mekan bağımlılığının önüne geçer.
• Doküman versiyonlarının karşılaştırılmasını ve depolanmasını sağlar.
• Farklı sistemleri tek bir çatı altında toplayabilir.
• Doküman yıpranmasının, kaybolmasının önüne geçer.
• Dokümanların anlık olarak takip edilebilmesini sağlar.
Doküman Yönetim Sistemi kullanmanın bunlar gibi pek çok farklı faydası vardır. Ancak doküman yönetim sisteminin faydalı olabilmesi için iyi hazırlanmalı ve doğru bir şekilde kullanılması gereklidir. Bunun için sistem altyapısının firmanın ihtiyaçlarına göre kurulması gerektiğinden diğer sistemler ile entegre çalışabilmesi de önemlidir.
GÖZDE IT SOLUTIONS olarak Doküman Yönetim Sistemi dahil işletmeniz için gerekli yazılım ihtiyaçlarınızı analiz edip iş süreçlerine uygun çözümler sunuyoruz. Yılların kazandırdığı tecrübe ve alanında uzman personelimiz ile satış öncesi ve satış sonrası tam destek veriyoruz. Çözümlerimizden faydalanmak, ürün ve hizmetlerimiz hakkında daha fazla bilgi sahibi olabilmek için sitemizi inceleyebilir ya da iletişim kanallarımızı kullanarak bizimle iletişime geçebilirsiniz.