Süreç Yönetimi Yazılımı Nedir, Ne İşe Yarar?
- Ağustos 13, 2022
- 1733 views
- 0
İş süreçlerinin giderek daha karmaşık bir hal aldığı günümüz dünyasında, geleneksel süreç yönetim yöntemleriyle başarıya ulaşabilmek oldukça zor. Ancak iyi haber şu ki; süreç yönetim yazılımları ile bu karmaşık süreçleri hızlı ve pratik bir şekilde yönetmek artık mümkün. Süreç yönetim yazılımı nedir, ne işe yarar, süreç yönetim sistemleri işletmem için bir değer yaratır mı sorularınızın cevapları için okumaya devam edin.
İşyerlerinde, ulaşılması gereken bir hedef için tamamlanması gereken görevlerin bir araya gelmesini iş süreci olarak tanımlamak mümkün. Üretim başta olmak üzere çeşitli faaliyetler gösteren işyerlerinde, sonuç elde edebilmek için her biri diğerini etkileyen iş bileşenlerinin iyi şekilde yönetilmesi gerekir. Dijitalleşmenin daha belirgin hale geldiği ve iş süreçlerinin giderek daha karmaşık bir hal aldığı günümüz dünyasında, geleneksel süreç yönetim yöntemleriyle başarıya ulaşabilmek oldukça zor. İstenilen sonucun elde edilebilmesi ve verimliliğin sağlanabilmesi için, iş süreçlerinin iyi yönetilmesi gerekliliği ise bir gerçek. Süreç yönetim yazılımı, iş süreçlerinin daha profesyonel bir şekilde kontrol edilmesini sağlar. Günümüz iş dünyasının beklentileri ile birebir uyumlu olarak geliştirilen süreç yönetim sistemi yazılımları ile zorlu iş süreçleri daha kolay bir şekilde kontrol edilebilir. Diğer bir ifadeyle süreç yönetim yazılımları, iş süreçlerinin ilk anından başlayarak, tamamlandığı ana kadar her aşamada maksimum optimizasyon sağlar. Bu sayede işyeri verimliliği artar.
Süreç Yönetimi Nedir?
Süreç yönetim sistemi nedir sorusuna verilen yanıtları daha iyi anlayabilmek için, öncelikle süreç kavramının iyi bilinmesi gerekir. Bir amaç doğrultusunda birbirini takip eden ve her biri, diğerini de doğrudan ilgilendiren faaliyetler süreç olarak tanımlanır. Rekabetin giderek daha kesin bir hal almaya başladığı bu dönemde, süreçlerin iyi planlanması ve optimize edilmesi zorunluluk arz eder. Süreç yönetimi de tam olarak bu noktada devreye girer. Amaç çerçevesinde aşamaların planlanması, bu aşamaların birbirleri ile uyumlu hale getirilmesi, uygulanan yöntemlerin başarı düzeylerinin gözlemlenmesi ve elde edilen sonuçlara göre yeni stratejilerin geliştirilmesi süreç yönetiminin temel mantığıdır.
Süreç Yönetimi Sisteminin Aşamaları Nelerdir?
İş süreçleri yönetimi yazılımı ile yönetilen iş süreçlerinin 6 farklı aşaması bulunur. Bu aşamaları şu şekilde sıralayabilmek mümkün:
* Strateji – Planlama:* Süreç yönetiminin ilk aşaması olan planlama aşamasında, iş süreçleri tanımlanır ve genel olarak plan yapılır. Ayrıca nihai amaca nasıl ulaşılacağına dair stratejiler de bu aşamada geliştirilir. Analiz: Bu aşamada süreç farklı yönlerden analiz edilir. Risk analizi, bu aşamanın en önemli bileşenlerinden biri olarak kabul edilir. Süreç boyunca meydana gelmesi muhtemel riskler tespit edilir ve bu risklerin gerçekleşmesi durumunda uygulamaya konulacak acil durum planları geliştirilir. Ayrıca süreç yönetim sistemi kullanılarak yapılacak süreç yönetimi ile elde edilebilecek kazanımlar da analiz aşamasında belirlenir. Tasarım: Süreç yönetimi için en stratejik aşamalardan biridir. Süreç bu aşamada modellenir. Ayrıca süreç sonunda yapılacak kontrollerin hangi unsurlar üzerinden gerçekleştirileceği de bu aşamada karara bağlanır. Kaynak Tespiti:** Planlanan süreç yönetiminin başarılı bir şekilde yürütülebilmesi için çeşitli kaynaklara gereksinim duyulur. İhtiyaç duyulan kaynakların büyük bir kısmını maddi kaynaklar oluştursa da insan iş gücü kaynağı da bu noktada önem taşır. Süreç yönetiminin dördüncü aşaması olan kaynak tespitinde, işletmenin rezervleri ve kullanılabilecek kaynaklar belirlenir. * Uygulama: Beşinci aşamada, süreç yönetim planı devreye sokulur. Süreç yönetim yazılımı tarafından yapılan planlama doğrultusunda iş süreçleri yürütülür. Süreç planlandığı gibi tamamlanıncaya kadar, plana bağlı kalınması bu aşamanın en önemli kısmını oluşturur.
* Sürekli İyileştirme – Optimizasyon: Süreç yönetiminin son aşaması olan sürekli iyileştirme aşamasında, planın uygulandığı beşinci aşamadan elde edilen geri bildirimlerden yararlanılır. Uygulama esnasında yapılan geri bildirimler, tasarım sürecinde belirlenmiş olan kriterler doğrultusunda değerlendirilir. Bu sayede projenin daha sonraki aşamalarında ya da sonraki projelerde daha yüksek optimizasyon sağlanmış olur.
Süreç Yönetiminin Faydaları Nelerdir?
Süreç yönetimi, işletmeler açısından büyük yararlar sağlar. Verimliliğin artması, bu yararların başında gelir. Özellikle süreç yönetimi programları ile optimize edilen ve profesyonel hale getirilen süreçler, işletmelerin üretkenliğini artırır. Bu, aynı zamanda maliyetlerin düşmesini de beraberinde getirir. Böylelikle işletmeler daha az maliyet ile daha yüksek miktarda üretim yapabilir. Süreç yönetiminin kazandırdığı bir diğer artı ise müşteri memnuniyetini arttırmasıdır. Sürekli olarak süreçlerin optimize edilmesini sağlayan yazılımlar, ürünlerin ve hizmetlerin daha nitelikli hale gelmesine yardımcı olur. Bu da her defasında daha yüksek müşteri memnuniyeti anlamına gelir. Ayrıca süreç yönetimi ile birlikte, işletme yönetimi de daha şeffaf bir boyut kazanır. Özellikle süreç yönetim yazılımı ile yapılan süreç yönetimi, şeffaflığı artırır.Süreç yönetiminin daha iyi optimize edilebilmesi ve yürütülebilmesi için günümüzde geliştirilmiş çok sayıda süreç yönetim yazılımları mevcut. Ancak bu yazılımların işletme süreçlerine uygunluğu, işletmedeki diğer sistemlere entegre edilebilmesi ve hızı gibi pek çok unsur göz önüne alınarak seçim yapılması gerekmektedir.Bu yüzden süreç yönetim yazılımı seçerken doğru ürüne yatırım yapmak sizi para ve zaman israfından kurtarır.
Bimser Ensemble Süreç ve Performans Yönetimi Yazılımı, bu doğrultuda önemli bir yere sahiptir. Bir işletmenin tüm süreçlerini modelleme, kontrol etme ve izleme konusunda en iyi yol olan BPM, süreçleri daha verimli hale getirir. Aynı zamanda sürekli iyileşmeye olanak tanır. Bilgi teknolojileri alanında 1996 yılından beri faaliyet gösteren Gözde ITS, satış öncesi destek ekibi ile işletmeniz için en uygun ürünü belirlemenizde size yardımcı olur. Deneyimli ve uzman kadrosu ile satış sonrasında da ürünün kurulması, entegrasyonu, personellerin eğitimi gibi tüm süreçlerde yanınızdadır.
Ensemble Süreç Yönetim Sistemleri hakkında daha detaylı bilgi almak ve demo talepleriniz için bize ulaşabilirsiniz.