QDMS Modülleri: Entegre Yönetim Sistemleri (EYS) İçin Kritik Bileşenler

Kuruluşların yönetim sistemi gerekliliklerini karşılayan QDMS. QDMS, Quality Document Management System’in kısaltmasıdır. Kalite belgelerinin ve süreçlerinin yönetimini kolaylaştırmak için tasarlanmıştır. İşletmeler, bu sistemle kalite süreçlerini optimize eder. Bu uygulama, tüm faaliyetlerin takibine olanak sağlar. Aynı zamanda modüler ve parametrik yapısıyla esneklik sunar. Bu sayede kurumsal hafıza oluşturma hedefini destekler.

QDMS: Kalite Yönetiminin Dijital Çözümü

Kapsamlı Modüler Yapı ve Standartlar

QDMS modülleri, kurumların kalite, çevre ve İSG gibi disiplinleri yönetmesini sağlar. Sistemin temel amacı, bu disiplinleri entegre ve verimli birleştirmektir. Rutin işleri üstlenerek kişilere bağımlılığı azaltır. QDMS, ISO standartlarına uygun tasarlanmıştır. Bu, işletmelerin ISO sertifikasyon süreçlerini kolaylaştırır. QDMS modülleri, web teknolojisi ile her yerden erişim sunar.

Entegrasyonun Önemi ve Kurumsal Hafıza

QDMS, güçlü entegre yönetim sistemi (EYS) çözümü sunar. Farklı modüller birbiriyle entegre çalışır. Örneğin, riskten kaynaklanan uygunsuzluklar DÖF’e döndürülür. Bu entegrasyon, süreçleri bütünsel olarak ele alır. QDMS, kurumsal bilgi havuzu oluşturarak kurumsal hafızayı güçlendirir. Böylece tüm süreçler tek bir merkezden planlı yönetilir.

Temel QDMS Modülleri ve İşlevleri

QDMS içerisinde birçok farklı modül bulunur. Bunlar kalite yönetiminin işletilmesi için kritiktir. En temel modüllerden bazıları Doküman Yönetimi ve Müşteri Şikayetleridir. Sistem, işletmelerin verimliliklerini artırmak için tasarlanmıştır.

Doküman Yönetimi Modülü

Doküman Yönetimi, QDMS‘in en temel modülüdür. Bu modül, yönetim sistemleri dokümantasyonunu yönetir. Hazırlama, kontrol, onay, revize etme ve yayımlama işlemleri yapılır. Dokümanlar, elektronik ortamda personele dağıtılır ve arşivlenir. Tüm kontrollü dokümanlar klasör ağaç yapısına uygun yönetilir.

Doküman Akışı ve Kontrol Mekanizmaları

Dokümanlar toplu aktarım özelliği ile hızlıca sisteme eklenebilir. Dosya formatları (Word, Excel, PDF) ile uyumludur. Dağıtım matrisindeki kullanıcılara okuma görevi düşer. Doküman yayınlanmadan önce Kontrol, Onay ve Görüş aşamalarından geçer. Dağıtım matrisindeki kişilere “Okunması Gereken Dokümanlar” olarak görev iletilir. Doküman sonuna Anket eklenerek etkin okuma kontrol edilebilir.İlginizi çekebilir: QDMS Mobil Uygulaması İle İş Süreçlerini Kolaylaştırın

Şikayet ve Düzeltici/Önleyici Faaliyetler (DÖF)

İç ve Dış Müşteri Şikayetleri Yönetimi QDMS modülleri arasındadır. Kurum içi ve dışı tüm şikayetler kayıt altına alınır ve takip edilir. Şikayetler, şirket prosedürlerine uygun olarak yönetilir. Kök neden analizleri yapılır ve aksiyonlar planlanır.

Şikayet ve DÖF Entegrasyonu

Müşteri şikayetleri sonucunda DÖF süreci başlatılabilir. Düzeltici İyileştirici Faaliyetler (DÖF) modülü, kronikleşmiş sorunlara kalıcı çözüm arar. DÖF sürecinde acil önlem raporu yazılır ve kök neden araştırılır. Modül, 8D adımlarını kapsayan yönetimi destekler. Farklı kök neden analizi yöntemleri kurgulanabilir. Uygunsuzluk bazında kalite maliyeti analizi de yapılabilir.

Denetim ve Aksiyon Yönetimi

Denetim ve Aksiyon modülleri kalite yönetim sisteminin merkezindedir. Bu entegre yapı, kurum içi süreçlerin izlenmesinde kullanılır. Rutin görevler bu sistemler üzerinden kolayca yönetilebilir.

Denetim Yönetiminin Rolü

Denetim Yönetimi, planlı ve plansız her türlü denetimi sağlar. İç tetkik ve dış tetkikler bu modül ile gerçekleştirilir. Denetimler için dinamik soru listeleri oluşturulabilir. Denetim planları tanımlanır ve Gantt Chart formatında görüntülenebilir. Puanlı, puansız ve checklist şeklinde denetim soruları belirlenebilir. Denetim bulgularına bağlı olarak Aksiyon veya DÖF başlatılabilir. Saha denetimleri mobil cihazlarla yapılabilir.

Aksiyon Planlama ve Takibi

Aksiyon Yönetimi modülü, tüm iş atama ve görevleri yönetir. Proje yönetimi, toplantı kararları takibi ve periyodik görevler bu modül üzerinden yapılır. Aksiyonlar gizli veya alt aksiyonlar olarak atanabilir. Aksiyon modülü, FMEA, Risk ve Doküman modülleri ile entegre çalışır. Termin süreleri verilebilir ve maliyet/kazanç takibi yapılabilir. Termin aşımında sorumlulara ve yöneticilere otomatik mail gönderilir.İlginizi çekebilir: QDMS ile Bilgi ve İletişim Güvenliği

Risk Yönetimi Çözümleri

QDMS, kurumsal riskleri yönetmek için kapsamlı bir çözüm sunar. Risk yönetim modülleri risk haritalarını belirlemede rehberlik eder. Tüm risk metodolojileri ile uyumlu esnek bir altyapıya sahiptir.

İSG ve Çevre Risk Değerlendirme

İSG Risk Yönetimi, işletme faaliyetlerindeki tehlikelerin belirlenmesini sağlar. Risk değerlendirmesi yasal usul ve esaslara uygun yapılabilir. Riskler; departman, süreç veya lokasyon gibi kategorilere göre gruplandırılır. Çevre Boyutları ve Risk Yönetimi, çevresel riskleri analiz eder. Faaliyetlerin havaya, suya ve toprağa emisyonları tanımlanabilir. Önlem takip sistemi, DÖF ve Aksiyon modülleriyle entegredir. Heat Map analiz raporu sistemden otomatik olarak çıkartılır.

FMEA ve Bilgi Güvenliği Yönetimi

FMEA (Hata Türleri ve Etkileri Analizi) modülü, ürün/süreçlerdeki potansiyel hataları kaydeder. Modül, AIAG VDA standardıyla uyumlu olarak çalışır. Hata önceliği (AP), olasılık ve şiddet değerlerine göre otomatik hesaplanır. FMEA modülü, kontrol planlarıyla paralel çalışabilir ve jenerik FMEA yönetimini destekler.

Bilgi Güvenliği Varlık ve Risk Yönetimi

Bilgi Güvenliği Risk Yönetimi, bilginin gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini yönetir. Kritik varlıkların risklerini analiz edebilirsiniz. ISO 27001 ile uyum için SOA Raporu alınabilir. Kuruma özel risk puanlama sistemi oluşturulabilir. Bu QDMS modülü de DÖF ve Aksiyon modülleriyle entegre çalışır.

İnsan Kaynakları ve Cihaz Yönetimi Modülleri

QDMS modülleri kurumsal kaliteyi sadece yönetim süreçlerinde değil, aynı zamanda personel ve ekipman yönetiminde de destekler. Eğitim ve Cihaz Yönetim modülleri bu alanlarda kritik rol oynar.

Eğitim Planlama ve Yönetimi

Eğitim Planlama modülü, kurum içi ve dışı eğitimleri planlar ve takibini sağlar. Kullanıcılar eğitim talebinde bulunabilir ve bu talepler onay sürecinden geçer. Modül periyodik eğitim planları tanımlamayı sağlar. Eğitimler tamamlandıktan sonra etkinlik değerlendirmesi yapılabilmektedir. Eğitim ve unvan ilişkisi kurularak alınması gereken eğitim raporları otomatik oluşturulur. Ayrıca, İSG eğitim kayıtları IBYS kapsamında Bakanlığa elektronik olarak gönderilebilir.

Cihaz Yönetim Sistemi (Kalibrasyon ve Bakım)

Cihaz Yönetim Sistemi modülü, ölçme ve test cihazlarının takibini sağlar. Bu modül, kalibrasyon (KAL), bakım (BKM) ve doğrulama (DOG) işlemlerini yönetir. Cihaz envanteri sürekli güncel tutulur. Cihazlar, ağırlık, basınç veya uzunluk ölçerler gibi kategorize edilebilir.

İşlem Takibi ve Özelleştirme

Cihaz modülü, işlem tiplerinin ve periyotlarının tanımlanmasını sağlar. Cihazların durumu (hurda, kullanımda, arızalı) takip edilir ve listelerde renklendirme yapılır. İşlem maliyetleri takip edilebilir ve raporlanabilir. İşlem zamanı yaklaşan cihazlar için cihaz ve işlem sorumlularına otomatik mail bildirimi gönderilir. Manuel veya otomatik iş emirleri oluşturulabilir. Cihaz Yönetimi esnasında ekstra parametrik alanlar tanımlanabilir.

Diğer Önemli QDMS Modülleri ve Özelleştirme

QDMS sistemi geniş bir çözüm yelpazesi sunar. Örneğin, Kişisel Koruyucu Donanım (KKD) Yönetimi modülü bulunur. Bu modül, KKD’lerin borçlanma ve zimmet sürecini yönetir. Malzeme Güvenlik Bilgi Formu (MGBF) Yönetimi modülü de kimyasalların güvenle yönetilmesini sağlar. MGBF formları üzerinde aksiyon takibi yapılabilir.

Özelleştirme ve Entegrasyon Yeteneği

QDMS modülleri, esnek yapısıyla farklı ihtiyaçlara cevap verir. Modül içerisine parametrik alanlar eklenerek tamamen özelleştirilebilir. Örneğin, Müşteri Şikayetleri modülüne metin, tarih veya liste tipli özel alanlar eklenebilir. Web Servis/API entegrasyonu ile veri setleri (personel, müşteri) düzenli olarak QDMS‘e aktarılır.İlginizi çekebilir: QDMS (Quality Document Management System) Nedir ve Nasıl Kullanılır?

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

1. QDMS’in ana faydaları nelerdir?

QDMS (Quality Document Management System), süreçleri otomatize eder. Kurumsal hafıza oluşturur ve izlenebilirliği artırır. Ayrıca, kalite, İSG ve çevre gibi disiplinleri tek bir platformda entegre yönetir.

2. QDMS modülleri hangi yönetim sistemlerini kapsar?

QDMS, Entegre Yönetim Sistemi (EYS) olarak çalışır. Kalite Yönetimi (QMS), İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) ve Bilgi Güvenliği Yönetimi (BGYS) sistemlerini destekler. Ayrıca çevre yönetimi ve GRC (Yönetişim, Risk ve Uyum) çözümleri de sunar.

3. Cihaz Yönetim Sistemi modülü neleri takip eder?

Cihaz Yönetimi modülü, kalibrasyon, doğrulama ve bakım gibi işlemleri takip eder. Cihaz envanteri güncel tutulur, işlem periyotları belirlenir. Ayrıca işlem zamanı yaklaşan cihazlar için otomatik bildirimler gönderilir.

4. QDMS ile yasal uyumluluk nasıl sağlanır?

QDMS ISO standartlarına uygunluk sağlar. İSG eğitim kayıtları IBYS kapsamında Bakanlığa elektronik olarak gönderilebilir. Yasal mevzuat uyum yönetimi ile mevzuat değişiklikleri takip edilir.

Yönetim Süreçlerinizi Dijitalleştirin: QDMS ile Harekete Geçin!

• İşletmenizin kalite, risk ve dokümantasyon süreçlerini dijitalleştirmek mi istiyorsunuz? QDMS modülleri ile kişiye bağımlılığı ortadan kaldırın. Tüm işlerinizi tek bir entegre platformda, planlı ve güvenilir şekilde yönetin.
• Gözde ITS uzmanlığıyla QDMS hakkında detaylı bilgi almak ve ücretsiz demo talebi oluşturmak için hemen bizimle iletişime geçin!