Kurumsal Hafıza Nedir?
- Ağustos 14, 2022
- 1698 views
- 0
Kurumsal hafıza; bir işletme ya da kurumun, kurulduğu günden bu yana elde ettiği tüm verileri, bilgileri saklaması ve ihtiyaç duyulduğunda bu verileri kullanılabilmesidir. Hafıza nasıl ki bir insanın geçmişten gelen tüm bilgi birikimini, tecrübelerini saklıyorsa, kurumsal hafıza da kurumlar için aynı görevi görmektedir.
şirketlerin sürdürülebilir olması, geçmişte yaptığı işler ile elde ettiği başarıların gerisinde kalmaması için kurumsal hafızasını mutlaka oluşturması gerekmektedir. Bu yazımızda kurumsal hafıza nedir, neden önemlidir ve işletmelerin kurumsal hafızasını koruması için hangi sistem veya programları kullanmaları gereklidir detaylıca açıklamaya çalışacağız.
Kurumsal hafıza neden önemlidir ?
Kurumsal hafıza, çok çeşitli kaynaklardan gelen verilerle oluşan bir hafızadır. Globalleşme ve dijitalleşme ile kurumsal hafızaya veri sağlayan çok sayıda değişken ortaya çıkmıştır. Üstelik bu değişkenler; yazılı, görsel vb gibi çok farklı formatlarda olabilmektedir. Bunun yanında çalışanların tecrübeleri de kurumsal hafızaya bir örnektir. Tüm bu değişkenleri tek bir platformda, istenilen zaman ve yerde sıfır hata ile bulmak ve kullanmak oldukça zordur.
Günümüzde dokümanları yönetmek eskisinden daha karmaşık hale geldi. Çünkü, mevcut piyasa koşullarında rakiplerden geride kalmamak adına iş akışı ve süreç yönetiminin mükemmel şekilde devam edebilmesi, aynı zamanda kalitenin de korunması gerekmektedir. Ayrıca kalite standartlarının oluşturulması, korunması ve sürdürülebilirliğinin sağlanması da oldukça önemlidir. Bu bağlamda belgeleri, dokümanları güvenli bir şekilde saklayabilmek, gerektiğinde şifrelemek, yedeklemek ve gerektiği anda hızlıca erişebilmek kurumsal hafızayı korumak adına oldukça önemlidir.
Kurumun yaptığı faaliyetler açısından geçmişte yapılan etkinliklere benzer bir etkinlik yapılacağı zaman o dönemde neler yapıldığına dair bilgi sahibi olmak için kurumsal hafızaya ihtiyaç duyulmaktadır.
Bir işletmenin ürün üretim sürecinden paketlemesine kadar olan aşamalarda yaşanan sorunlar ve bu sorunların nasıl çözüldüğü de kurumsal bellek için önemlidir. Günümüzde hata türleri ve etkileri analizi modülleri ile gelecekte aynı sorunun tekrar yaşanmaması oldukça kullanışlı sistemler ile bu sorunun önüne geçilebilmektedir.
Diğer yandan kurumlarda çalışan personelin herhangi bir nedenden dolayı işten ayrıldığı zaman, bu zamana kadar kurum adına yaptığı çalışmaların onunla birlikte kaybolup gitmemesi büyük önem arz etmektedir. Bu bilgi ve belgeler kurumun geçmişi olduğu için diğer çalışanların buna ulaşabilir olması gerekmektedir. Bu sürdürülebilirlik ve verimli çalışma açısında da son derece önemlidir.